Nicht immer ist einem Kunden, der eine Rechnung nicht pünktlich zahlt, Böswilligkeit vorzuwerfen. So mancher hat die Zahlungsverpflichtung im stressigen Alltag einfach nur vergessen. Betroffene müssen in einem solchen Fall in der Regel damit rechnen, eine Zahlungserinnerung zu erhalten.
FAQ: Zahlungserinnerung
In einer freundlichen Zahlungserinnerung weisen Sie den Schuldner höflich darauf hin, dass er die inzwischen fällige Rechnung noch nicht bezahlt hat. Ein kostenloses Muster für eine Zahlungserinnerung finden Sie hier.
Eine Zahlungserinnerung ist eine Mahnung, wenn Sie Ihren Schuldner damit ausdrücklich zur Zahlung auffordern. Es reicht bereits eine Mahnung, um ihn in Schuldnerverzug zu setzen.
Inhalt:
Was sind Zahlungserinnerungen?
Hat eine Person eine Dienstleistung in Anspruch genommen oder online Waren gekauft, erhält sie in der Regel eine Rechnung. Dieser kann der Kunde entnehmen, wie viel Geld er überweisen und bis zu welchem Zeitpunkt die Zahlung eingegangen sein muss.
Zahlt der Kunde nicht pünktlich, ist es meist üblich, dass er zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung erhält. In dieser erinnert der Gläubiger den Kunden an die offene Rechnung und bittet ihn höflich um die Begleichung des offenen Betrags.
Beachten Sie: Meist bringt eine erste Zahlungserinnerung keine zusätzlichen Kosten mit sich. Mahngebühren sowie Verzugszinsen verlangen viele Gläubiger in der Regel erst später.
Weiterführende Informationen zum Thema Schulden:
Zahlungserinnerung oder Mahnung? Welche Reihenfolge ist richtig?
Wie bereits erläutert, soll eine Zahlungserinnerung den Schuldner an eine fällige Rechnung erinnern und fordert ihn zur Zahlung auf. Den gleichen Zweck erfüllt auch eine Mahnung. Rein rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied zwischen den beiden Schreiben.
Der Unterschied besteht in der Art der Formulierung. Zum einen klingt der Name „Zahlungserinnerung“ freundlicher als „Mahnung“, außerdem ist bei Letzterer in der Regel ein etwas verschärfter Ton zu erwarten. Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung.
Die meisten Gläubiger nach abgelaufener Frist zunächst eine Zahlungserinnerung, dann eine zweite und abschließend die dritte und gleichzeitig letzte Mahnung. Erst danach fordern viele Verzugszinsen und Mahngebühren. Diese Reihenfolge ist jedoch nicht gesetzlich vorgegeben. Grundsätzlich gilt, dass bereits eine Mahnung ausreicht, damit eine Person in Verzug gerät und der Gläubiger zusätzliche Gebühren und Verzugszinsen ansetzen kann. In einigen Fällen wird sogar gar keine Mahnung benötigt.
Was passiert, wenn Sie eine Erinnerung erhalten haben?
Zahlen Sie nach Erhalt der Zahlungserinnerung innerhalb der Frist, die im Schreiben angegeben wurde, dann ist die Sache als erledigt anzusehen. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt und der Gläubiger kann keine weiteren Forderungen mehr stellen.
Sollten Sie jedoch der Zahlungsaufforderung nicht pünktlich nachkommen, kommt in der Regel eine zweite Zahlungserinnerung – nun Mahnung genannt. Nach der dritten Mahnung müssen Sie damit rechnen, dass der Gläubiger ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung der Forderung beauftragt oder ein gerichtliches Mahnverfahren durchführen lässt.
Am Ende des gerichtlichen Mahnverfahrens erhält der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid. Mit diesem kann er dann beispielsweise eine Lohn- oder Kontopfändung durchführen lassen.
Zahlungserinnerung schreiben: Freundlich, aber bestimmt bleiben
Möchten Sie selbst eine Zahlungserinnerung schreiben, ist es wichtig, dass Sie höflich bleiben. Denken Sie daran: Der Kunde könnte die Rechnung auch schlicht und einfach vergessen haben. Sind Sie zu schnell zu forsch, kann dies die gute Beziehung zu vormals zufriedenen Kunden beeinträchtigen.
Wiesen Sie den Kunden höflich darauf hin, dass die Zahlung noch nicht eingegangen ist, obwohl die in der Rechnung genannte Frist bereits abgelaufen ist. Außerdem sollten Sie die folgenden Daten nicht vergessen:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Ihre Bankverbindung
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Art der erbrachten Leistung
- Zu zahlende Summe
- Datum, zu dem die Rechnung hätte bezahlt werden sollen
- Neue Frist zur Zahlung
Freundliche Erinnerung: Muster zur Veranschaulichung
Sind Sie bezüglich der Formulierung einer Zahlungserinnerung unsicher? Unser Muster zeigt Ihnen, wie ein solches Schreiben aussehen kann. Beachten Sie jedoch, dass es sich hierbei lediglich um eine Vorlage handelt, die der Veranschaulichung dienen soll. Wir übernehmen keine Haftung für die Korrektheit der Angaben.
Name Absender
Adresse
PLZ Ort
Name Empfänger
Adresse
PLZ Ort
Kundennummer:
Rechnungsnummer:
Rechnungsdatum:
Datum, Ort
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …,
im hektischen Alltag kann eine Rechnung schnell untergehen. Für die Leistung, welche wir am [Datum] erbracht haben, konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Der Betrag in Höhe von [Summe] Euro war am [Datum] fällig. Eine Kopie der entsprechenden Rechnung wurde diesem Schreiben beigelegt.
Ich bitte Sie darum, die offene Summe zeitnah bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollten Sie dies bereits erledigt haben, dann betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Angaben zum Unternehmen und zur Bankverbindung
Zahlungserinnerung: Vorlage zum kostenlosen Download
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