FAQ: Mahnung
Die Mahnung ist laut Definition eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, seine fälligen Verbindlichkeiten zu begleichen. Außerdem setzt die erste Mahnung den Schuldner förmlich in Verzug, wenn er der Zahlungsaufforderung weiterhin nicht nachkommt. Was eine Mahnung beinhaltet sollte, erfahren Sie hier.
Eine einzige Mahnung genügt, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Es ist zwar im Geschäftsverkehr durchaus üblich, eine zweite und dritte Mahnung zu verschicken, eine gesetzliche Pflicht besteht diesbezüglich allerdings nicht.
Die erste Mahnung, die den Schuldner in Verzug setzt, ist immer kostenlos. Erst ab der zweiten Mahnung darf der Gläubiger Mahnkosten als Verzugsschaden verlangen, allerdings nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten. Pauschale Mahngebühren sind deshalb unzulässig. In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr.
Das Mahnungsschreiben ähnelt im Wesentlichen einer Rechnung, allerdings muss aus dem Inhalt klar und eindeutig hervorgehen, dass es sich um eine Mahnung handelt. Deshalb ist es ratsam, die Rechnungsnummer zu benennen und eine neue Zahlungsfrist zu setzen. Nutzen Sie als Orientierung für Ihre Mahnung unsere Vorlage, die Sie an dieser Stelle kostenlos herunterladen können.
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Voraussetzungen einer wirksamen Mahnung
Bezahlt der Schuldner eine fällige Forderung nicht, so wird ihn der Gläubiger versuchen, seine Forderung durchzusetzen und die Schulden einzutreiben. Der erste Schritt ist die Mahnung. Der Gläubiger fordert den Schuldner damit ausdrücklich auf, die fällige Leistung zu erbringen – in der Regel also die die offene Rechnung zu bezahlen.
- Voraussetzung ist zunächst die Fälligkeit der Forderung. Vorher darf der Gläubiger nicht mahnen, weil er die Forderung noch nicht verlangen darf.
- Aus der Mahnung muss klar und eindeutig hervorgehen, dass der Gläubiger die fällige Leistung einfordert.
- Das Gesetz schreibt dafür keine besondere Form vor, sodass der Gläubiger die Mahnung auch per E-Mail versenden kann.
- Auch der Inhalt eines Mahnschreibens ist gesetzlich nicht vorgegeben. Wichtig ist jedoch, dass der Schuldner erkennt, dass es sich um eine Mahnung handelt. Deshalb sollte sich der Gläubiger darin auf die offene Rechnung beziehen und die Rechnungsnummer nennen.
Das Mahnschreiben sollte nach Möglichkeit folgende Angaben beinhalten:
- Kontaktdaten des Gläubigers
- Kontaktdaten des Schuldners
- Rechnungsnummer und -datum
- Grund der Forderung bzw. Vertragsgegenstand
- Kennzeichnung des Schreibens als Mahnung mithilfe einer ausdrücklichen Zahlungsaufforderung
- offener Rechnungsbetrag, verbunden mit dem Hinweis, dass der Schuldner diese fällige Forderung noch nicht beglichen hat
- ggf. Höhe der Mahngebühren (erst ab der zweiten Mahnung zulässig)
- ggf. Verzugszinsen inklusive Zinssatz angeben und Begründung der Zinsforderung (erst ab der zweiten Mahnung zulässig)
- neue Zahlungsfrist bzw. festes Datum festlegen
- Bankverbindung des Gläubigers
Mahnung ohne Rechnung: Gerät der Schuldner trotzdem in Verzug? Wenn der Schuldner ein Verbraucher ist, gilt laut § 286 Abs. 3 BGB Folgendes: Der Schuldner einer Geldforderung gerät spätestens in Verzug, …
- wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt, aber nur
- wenn der Gläubiger in der Rechnung besonders auf diese Folgen hingewiesen hat.
Hier muss also zunächst einmal eine Rechnung zugegangen sein. Die Beweispflicht für den (rechtzeitigen) Zugang liegt beim Absender, also beim Gläubiger. Kann er den Zugang nicht beweisen, so gerät der Schuldner auch nicht in Verzug.
Mahnung verfassen – Muster kostenlos herunterladen
Im Folgenden finden Sie das Muster für eine erste Mahnung. Die Vorlage können Sie hier kostenlos als Word- oder PDF-Datei herunterladen.
Gläubiger
Name und Anschrift
Schuldner
Name und Anschrift
Ort, Datum
Mahnung
Rechnung Nr. … vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
zu der oben bezeichneten Rechnung konnten wir bisher leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Wahrscheinlich haben Sie die Rechnung nur vergessen oder übersehen. Wir fügen die Rechnung Nr. … vom … deshalb noch einmal als Kopie bei.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag in Höhe von … € bis spätestens zum … ohne Abzug auf unser Konto [Kontoinhaber, IBAN, BIC].
Sollten Sie inzwischen die Zahlung veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichem Gruß
Name/Unterschrift des Gläubigers
Rechtsfolgen der Mahnung: Schuldnerverzug
Zahlt der Schuldner nach Zugang der ersten Mahnung immer noch nicht, so gerät er dadurch in Verzug. Der Gläubiger darf dann Schadensersatz für den ihm entstandenen Verzugsschaden und Verzugszinsen verlangen.
Dieser Schaden besteht gewöhnlich aus dem Mahnkosten und gegebenenfalls aus den Kosten für den Anwalt, den der Gläubiger mit der Durchsetzung seiner Forderung beauftragt hat. Außerdem ist der Gläubiger berechtigt, vom zugrundeliegenden Vertrag zurückzutreten.
Wichtig! Eine einzige Mahnung genügt, um die benannten Rechtsfolgen auszulösen. Es bedarf dafür also nicht mehrerer Mahnstufen. Der Gläubiger ist nicht verpflichtet, noch eine zweite oder letzte Mahnung auszusprechen. Im kaufmännischen Bereich gehören bis zu drei Mahnungen jedoch zu den kaufmännischen Gepflogenheiten. Dabei sollten die einzelnen Mahnungen in einem angemessenen Zeitabstand erfolgen, um dem Schuldner Gelegenheit zur Bezahlung zu geben.
Allerdings ist es durchaus möglich, dass der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug gerät. § 286 Abs. 2 und 3 BGB regelt genau, wann es keiner Mahnung bedarf, zum Beispiel:
- Für die Leistung [ist] eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, wobei diese Bestimmung auf einem Vertrag, Gesetz oder Urteil beruhen kann.
- Der Schuldner weigert sich ernsthaft und endgültig, die Leistung zu erbringen.
- „Aus besonderen Gründen [ist] unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt“, etwa wenn ein Handwerker umgehend einen Rohrbruch reparieren sollte und dies nicht tut.
Bei einer Geldforderung tritt Verzug auch ohne Mahnung spätestens „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ ein. Für Verbraucher als Schuldner gilt dies nur, wenn der Gläubiger sie in der Rechnung auf diese Folge hinweist.
Das Gesetz sieht zwar Ausnahmefälle vor, in denen eine Mahnung entbehrlich ist. Die Vertragsparteien selbst dürfen die gesetzliche Pflicht zu Mahnung hingegen nicht in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausschließen. Eine AGB-Klausel, nach der der Gläubiger seinen Vertragspartner nicht mahnen muss, ist in der Regel unwirksam.
Was tun, wenn ich selbst ein Mahnschreiben erhalte?
Sie sind Schuldner und haben eine Mahnung erhalten? Dann gehen Sie am besten folgendermaßen vor:
- Prüfen Sie das Mahnschreiben genau: Kennen Sie die offene Forderung? Stimmen die Angaben in Rechnung und Mahnung überein? Besteht die Forderung tatsächlich, bezahlen Sie die Rechnung umgehend.
- Wenn Sie Zweifel an der Berechtigung haben oder wenn die Angaben nicht übereinstimmen, fragen Sie beim Gläubiger nach. Einer fehlerhaften oder unberechtigten Mahnung sollten Sie widersprechen – am besten schriftlich, sodass Sie Ihren Widerspruch nachweisen können.
- Sollte die Mahnung von einem Inkassounternehmen stammen, prüfen Sie genau, ob das Unternehmen seriös ist. Es muss unter anderem im Rechtsdienstleistungsregister gelistet sein.
Ist man verpflichtet, Mahngebühren zu zahlen?
Mahngebühren sind zwar zulässig, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen und nur in einem gewissen Rahmen:
- Es dürfen keine Mahngebühren für die erste Mahnung erhoben werden, weil diese den Schuldner erst in Verzug setzt.
- Der Schuldner muss eine Mahngebühr nicht bezahlen, wenn sie die tatsächlich entstandenen Kosten nicht übersteigt. Der Gläubiger darf also gewöhnlich nur die Kosten für Papier, Drucker, Briefumschlag und Porto verlangen, wenn er die Mahnung per Post verschickt hat.
- Deshalb ist eine pauschale Mahngebühr laut Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs auch unzulässig (BGH, Urteil vom 26.09.2019, Az. VIII ZR 95/18).
Für Personalkosten, IT- und allgemeine Verwaltungskosten muss der Schuldner ebenfalls nicht aufkommen. Derartige Gebühren für die Mahnung sind unzulässig.
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